Как да презентираме пред мениджмънта?

презентация пред мениджмънта

Всеки, който работи в корпоративния свят, се е сблъсквал със задачата да изнася презентация пред висшестоящите мениджъри. Дали това е месечния счетоводен отчет, или информация за продажбите за определен период, статус репорт за текущото състояние на проекта – важното е да знаете как да се справите успешно с тази задача. В презентирането пред мениджмънта има специфични особености и ако не ги спазвате, рискувате да си навлечете гнева на някой недоволен шеф. А ако подходите умно и ефектно, можете да си спечелите тяхното уважение и една по-светла перспектива пред вашата кариера.

Какво е важно да знаете, когато изнасяте презентация пред висшия мениджмънт?

1. Проучете техните изисквания, интереси и желания

Презентацията не е за вас, а за тях! Мениджърите имат конкретни цели и щом са ви поставили задачата да презентирате нещо, те искат да разберат какво стори зад фактите, които ще представите. Разберете какво е това и се опитайте да направите още една крачка в тази посока. Например, ако данните показват, че има спад в продажбите, шефовете биха искали да знаят защо се е получило така. И вие трябва да имате готово предположение, подкрепено с факти. Следващият въпрос, който биха задали, е: какво да се прави? Ако вашият отчет показва възникването на непредвиден проблем, в презентацията си задължително сложете и предложение за неговото разрешаване.

Бъдете повече от информатори!

Мениджърите не обичат онези, които съобщават лошите новини. Всъщност, никой не ги обича. Затова, когато презентирате данни, отчети и резултати, подкрепете ги с анализ на причините, с възможните последствия и с предложение за по-нататъшни действия. Разбира се, доколкото това е във вашите компетенции. Не си позволявайте да „давате акъл“ на висшестоящите – това може да ви изиграе лоша шега!

2. Не усложнявайте нещата

Направете презентацията максимално проста. Подгответе ясна и праволинейна структура. Това не е презентация за забавление или средство да блеснете с оригиналност и креативност. Целта на презентацията е да бъдете разбрани максимално добре. Затова използвайте ясно и последователно повествование:

  • Какви са фактите?
  • Кое е довело до това? Какви са причините?
  • Какви са изводите?
  • Какво можем да направим?
  • Кога да очакваме резултати?
  • Кой ще свърши работата?

Разбира се, не всичко от това е задължително да бъде включено, но можете да мислите в тази посока.

Не използвайте сложни и претрупани слайдове!

Избягвайте да слагате твърде много текст или твърде сложни диаграми. Не се увличайте в много цветове, шрифтове или анимации – това само ще разсее вашите слушатели. Карайте по същество – това се очаква от вас.

3. Бъдете кратки и спазвайте определеното ви време!

Всички мениджъри са много заети. Всеки цени времето си, но началниците са болезнено чувствителни, когато усетят, че някой им го губи. Затова предварително попитайте с колко време разполагате и се подгответе да направите презентацията точно в този интервал. Бъдете максимално конкретни в представянето на данните и не се опитвайте да вкарвате допълнителна информация. Много презентатори се изкушават винаги да сложат „още нещо“, за да бъде по-пълна презентацията. Фокусирайте се само в онова, което е основната цел на вашето изложение и не се занимавайте с нищо излишно.

Направете си сметка да имате време за въпроси и отговори!

Шефовете ще искат да знаят откъде е дошла всичката ви информация, доколко е точна и защо вашата интерпретация е точно такава. Вероятно ще трябва да давате доста обяснения по слайдовете, а може и да ви връщат назад, за да обясните нещо, което някой е осъзнал със закъснение. Изчислете представянето си така, че времето, което ви е отредено, да стигне както за изложението, така и за евентуална дискусия.

4. Подгответе се здраво!

Научете си материала добре!

Всичко, което ще покажете на PowerPoint слайдовете и всичко, което смятате да кажете, трябва предварително да сте го премислили, да сте го научили добре (не наизуст) и да вярвате в него. Ако презентирате нещо, което не разбирате или което сте убедени, че не е вярно, веднага ще ви хванат и ще ви разпънат на кръст (образно казано). Много е вероятно да ви прекъсват с въпроси по време на изложението ви, да ви накарат да се върнете за коментар към някой отминал слайд или пък да поискат да пропуснете някой слайд и да преминете по-напред в презентацията си, поради липса на време. Не сте ли подготвени предварително с целия материал, ще запецнете и ще се почувствате нелепо.

„Подковете“ се с доказателства и аргументи!

По време на презентацията ще бъдете обсипване с въпроси и съмнения:

  • Откъде сте взели тези данни?
  • Откъде сте сигурни, че това, което представяте, е така?
  • Защо мислите по този начин?
  • Това ли са единствените ни варианти?

Трябва да сте стабилно подготвени с доказателства, да знаете източниците на информацията, която представяте, да имате солидни аргументи в защита на вашите тези и предложения. Мениджърите са тези, които вземат решенията, но те очакват от вас да им дадете солидна основа, върху която да стъпят. Ако го направите, не само ще направите блестяща презентация, но и ще демонстрирате професионализъм, който няма да остане незабелязан.

Репетирайте многократно!

Едно е да си мислиш, че си планирал колко време ще ти отнеме презентацията, друго е да знаеш със сигурност. А единственият начин да знаеш колко време ще говориш, е да репетираш предварително. Не пропускайте репетициите! Те са важни не само за точното определяне на продължителността на вашата презентация, но и да упражните говора си и движението на тялото. По време на репетицията можете да усетите дали всички думи и изрази (особено специфични термини) ги произнасяте добре, ясно и гладко. Ако си направите и аудио или видео запис, което силно препоръчвам, ще може да се чуете и видите отстрани, и да забележите технически грешки, като мънкане, паразитни изрази или неправилна стойка, които могат да създадат неприятно впечатление у слушателите. Всички тези „дефекти“ можете да ги отстраните, ако се потрудите малко повече по време на репетициите.

5. Недейте да оригиналничите!

Има една българска поговорка, която казва, че едно магаре винаги си показва магарията пред хората. Мнозина презентатори, когато излязат на подиума, се чувстват длъжни да се представят оригинално и интересно, да направят не презентация, а истинско шоу. Това може и да е оправдано в други случаи, но не е желателно при корпоративна презентация пред висшестоящи. Вашите качества ще бъдат оценени, яко спазвате горните правила – ако сте си поставили ясна и конкретна цел и ако изнесете стегната и последователна презентация.

Не се опитвайте да пускате вицове или да си правите шеги с присъстващите!

Хората не са дошли на забава, а на работна среща. Може и да имате възможност да разкриете таланта си на комик и на артист на някоя от фирмените партита, но деловата презентация е място за делово отношение. Бъдете делови. Това ще бъде оценено по достойнство.

 

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *