6 основни грешки при презентиране

досадни презентации

Грешки, които могат да ви превърнат в досадници

Няма по-неприятно нещо от досаден презентатор. В моята практика съм срещал редица хора, които не се усещат и допускат няколко съществени грешки, които моментално отблъскват слушателя. Колкото и да сте се постарали в подготовката, тези грешки могат да ви струват доверието на вашата публика и да ви направят да изглеждате в техните очи като досадници. Ето кои са те:

1. Да се оправдавате

Случвало ли ви се е да присъствате на презентация, в която лекторът започва да се оправдава, че тези слайдове ги е правил снощи в два часа през нощта и понеже е бил много уморен, нещо са се омесили неправилно и не са тези, които иска да ви покаже? Една от първите грешки при презентиране е да започнете да се обяснявате и да се оправдавате.

Защо това е досадно?

Защото е обидно. Едва ли точно вчера са ви казали, че трябва да изнесете тази презентация. Имали сте време да се подготвите, но ако действително сте го направили в последната нощ, това е върховна проява на мързел и на неуважение към вашата публика. Няма смисъл да се оправдавате – виновни сте.

Какво може да се направи?

Първо, оползотворете ефективно времето, което имате за подготовка. Съберете си материалите, подгответе си слайдовете, направете няколко репетиции. Никога не отлагайте за последния момент! Колкото и да сте уверени, че всичко си знаете, преговорете си материала, за да не стават издънки.

Ако все пак, поради някаква причина стане грешка и действително сте объркали нещо в презентацията, излезте от ситуацията с хумор или със самоирония. Направете някаква шега, вместо да се оправдавате, че не сте си свършили работата.

2. Да просрочите времето

Просрочването на времето е смъртен грях на презентатора, особено, когато това се случва на конференция, където има няколко лектори и времето е предварително разчетено. Вашите слушатели са си направили планове кога и чия лекция да посетят. Когато просрочите даденото ви време, вие не само обърквате плановете на всички – на организаторите, на зрителите и на останалите лектори – но и демонстрирате своето неуважение към тях, губейки тяхното време.

Защо това е досадно?

Психолозите са установили, че човешкото внимание и търпение си имат праг и той е около 18-20 минути. Всяка по-дълга презентация трябва да има някакви съществени промени в начина на изнасяне на по-малки интервали, за да можете да поддържате вниманието на публиката активно. Въпреки това, след като в предварителната програма е указано колко би трябвало да бъде времетраенето на вашата лекция, това създава определено очакване у зрителите. И в момента, в който просрочите това време, тяхното внимание бързо се изпарява, а мислите им се насочват в друга посока.

Какво може да се направи?

Подгответе се добре, направете няколко репетиции с часовник, за да засечете точно времето, което ще ви бъде нужно за изнасяне на презентацията. Ако измереното време е повече от това, което ви е дадено, значи трябва да съкратите част от материала. Много лектори страдат от неистовото желание да кажат всичко, което знаят по дадената тема наведнъж. Не се притеснявайте – ще имате и други възможности да споделите вашите знания и идеи. Сега, за този конкретен случай имате определено време и трябва да се вместите в него. Съкратете материала, за да сте сигурни, че ще стане.

Не се заблуждавайте, че ще можете да разкажете материала по-набързо. Първо, винаги възникват непредвидени ситуации. Достатъчно е някой да ви зададе неочакван въпрос и това автоматично удължава времето на вашата презентация. Второ, дори и да успеете да се включите във времето, цялата ви лекция ще бъде едно диво препускане, което ще направи повече лошо, отколкото добро впечатление.

3. Да напълните слайдовете си с текст и да започнете да го четете на глас

Много хора в света на бизнеса си мислят, че презентацията всъщност са слайдовете, които показвате на екрана. И поради това, в стремежа си да уж да дадат повече информация на зрителя, те натъпкват слайдовете с текст, който след това четата на глас пред публиката.

Защо това е досадно?

Досадно е, защото колкото повече текст наблъскате в слайдовете, толкова по-малък му става шрифта и толкова по-трудно се чете. Другата причина е, че вашето присъствие на сцената се обезсмисля. Истината е, че не слайдовете са презентацията, а вашата реч, вашето представяне на информацията. Затова, ако имате много детайли, които искате да споделите с вашите зрители, подгответе писмени документи (наричат ги handouts) и им ги раздайте преди или след лекцията. В слайдовете (които изпълняват помощна роля във вашата презентация), сложете само ключовите точки, важни илюстрации или диаграми, които действително дават добра илюстрация на вашите идеи.

Четенето на текста на глас убива вашето лично присъствие и не показва вашето лично отношение по темата, заради което всъщност са дошли зрителите. Да не говорим, че те могат да четат наум много по-бързо, отколкото вие на глас.

Какво може да се направи?

Намалете текста в слайдовете. Ако е необходимо, подгответе handouts. Гледайте към публиката и говорете това, което искате да им кажете със свои думи и със свята страст. Така ще успеете да я предадете и на тях и да ги ангажирате със своите идеи.

Обръщане на гръб към публиката

4. Да обърнете гръб на публиката и да си четете от слайдовете

Удивително е колко често се среща тази грешка. Лекторът сякаш се интересува повече от слайдовете си и се обръща с гръб към публиката, за да прочете на глас (и с интерес!) съдържанието на слайда, сякаш никога преди това не го е виждал!

Защо това е досадно?

Публиката очаква да говорите НА нея. Да обърнете гръб на хората означава, че не ви пука за тях. Вие сте на тази сцена, за да говорите на тези хора. А говоренето става, като ги гледате в очите. С гръб към тях не се получава читаво общуване. А да си четете слайдовете от екрана, навежда на мисълта, че не сте ги правили вие или поне не сте били достатъчно трезвени.

Какво може да се направи?

Първо, подгответе си монитор, който да показва слайдовете и да стои пред вас. Обикновено те се прожектират от лаптоп. Направете така, че този лаптоп да бъде позициониран на удобно място пред вас. Така хем ще можете да поглеждате в него и да се подсещате за какво предстои да говорите, хем няма да отклонявате поглед от публиката.

Второ, направете си „пищови“. Подгответе си малки листчета или картончета, с основните точки, по които ще говорите. Дръжте ги в ръка и от време на време ги поглеждайте, за да видите дали вървите по сценарий. Не е срамно да си припомняте какво следва, ако го правите с дискретен поглед към пищовите. Срамно е да се обръщате с гръб към публиката.

5. Да говорите твърде много за себе си или за компанията

В бизнес презентациите често срещан модел е лекторът да започне дълго и пространно описание на фирмата, в която работи, подробности около продукцията, хората, мениджмънта и т. н. Например: „Ние сме водеща компания в производството на биберони. Нашата компания е създадена през 1995 година в Италия, а днес вече наброява 15 хил. души имаме офиси в 12 страни в Европа и Азия…“ Много често всичката тази информация няма нищо общо с темата на презентацията или с очакванията на слушателите.

Защо това е досадно?

Хората се интересуват от себе си. Те идват да слушат вашата презентация, защото очакват да открият нещо за себе си, нещо, което да им бъде полезно. Когато вие говорите за вас, а не за тях, това ви прави досадни и скучни.

Какво да се направи?

Когато правите бизнес презентация вие представяте вашата компания пред инвеститори или вашите продукти и услуги пред потенциалните клиенти. Ясно е, че в такъв момент трябва да разкажете за продуктите, за производството и за организацията на вашата работа. Важно е обаче, това да става с мисъл за слушателя на първо място.

Поставете най-напред въпросите и проблемите, които вълнуват публиката. След това, показвайки решението на тези въпроси, можете да споменете как вашата компания го е постигнала.

Разкажете история, в която да покажете как с помощта на вашите продукти и услуги е решен даден проблем и ваш клиент е останал щастлив и доволен. Поставете слушателя във фокуса на вашата презентация, а вашите постижения ги споделете мимоходом, като илюстрация на това как решавате чуждите проблеми и работите за благото на обществото.

6. Да се подведете по коварни въпроси от зрител и да се впуснете в индивидуална дискусия

подвеждащи въпросиНерядко, по време на конференции или семинари, някой зрител решава да зададе на лектора специфичен въпрос, свързан с неговата практика, търсейки решение на конкретен казус. Лекторът, изкушен от желанието си да демонстрира съпричастност и компетентност, започва да дава идеи как да се реши проблема на зрителя. Той обаче не е доволен и продължава да задава въпроси, които объркват водещия и го вкарват в непродуктивна дискусия.

Защо това е досадно?

Досадно е, защото в един момент разговорът се превръща в диалог между двама души, а в залата присъстват още десетки или стотици, които се чувстват изолирани. Въпросът на зрителя често се оказва твърде специфичен за него и безинтересен за останалите. Впускайки се в такава дискусия, лекторът изоставя публиката, фокусирайки се само в един зрител и това кара всички останали да се чувства „зарязани“.

Какво може да се направи?

Тук вече е необходим повече опит, за да усетите, че разговорът отива в грешната посока. Когато го разберете, обещайте на човека, задал въпросите, че ще поговорите с него след презентацията и ще му помогнете да намери своите отговори, и прекратете дискусията. Върнете в на вашата тема и си завършете презентацията. Не допускайте публиката да се почувства изоставена.

Понякога от публиката задават не само невинни въпроси, а и въпроси, целящи да ви злепоставят. Нерядко на хората им доскучава и започват да се занимават с други неща, с което активно ви пречат да си изнесете презентацията по план. В нашите курсове по презентационни умения изучаваме специфични техники за справяне с такива ситуации. Особено с хора, които задават неудобни въпроси или се опитват да ви провалят като презентатор. Когато се научите да избягвате грешките, представени в тази статия и усвоите техниките за справяне с неочаквани ситуации, вие ще можете да се похвалите, че сте един успешен презентатор!

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *