Визуални средства: PowerPoint или флипчарт?

Когато говорим за презентации, у нас мнозинството от хората си представят PowerPoint слайдове. Както вече коментирахме, слайдовете не са презентацията – презентацията е вашата реч, вашето представяне пред публиката. Слайдовете са само визуално средство за по-добра илюстрация на вашите идеи.

И като говорим за помощни средства, често са ме питали

Кои визуални средства са по-добри – PowerPoint слайдовете или флипчарта?

Отговорът е прост – няма по-добри. Има значение какво искате да представите, какво впечатление искате да оставите у публиката, защото тези два инструмента имат различни предимства и недостатъци. Нека да ги разгледаме поотделно.

PowerPoint слайдове – предимства и недостатъци

1. PowerPoint слайдовете са се превърнали в норма

Днес всеки организатор на събитие очаква да имате PowerPoint. За организаторите е практика да поискат от лекторите да си изпратят предварително PowerPoint слайдовете. Така те могат да ги проверят и да са сигурни, че в тях няма нещо, което да урони престижа на мероприятието.

Масовото използване на PowerPoint е също и недостатък. Това, че всички правят слайдове и ги показват на екрана, прави презентациите еднотипни, еднообразни и трудно отличаващи се една от друга. Нерядко организаторите дават шаблони на PowerPoint с лога на спонсорите, които лекторите са длъжни да използват. Това допълнително прави всички презентации да изглеждат по един и същи начин, скучни и безлични за зрителя.

2. Зрителите очакват да видят PowerPoint слайдове

Даже очакват и да ги получат за референция след събитието, на което говорите. Това е нещото, което им остава за спомен и като бележки от самата лекция. Действително, добре е да има нещо, което да дадете на своите зрители. Така ще им остане нещо, към коетода се връщат за справка или за спомен. Но вместо PowerPoint слайдове, много по-полезно би било да подготвите специални материали (handouts), които да съдържат по-подробна информация. Там можете да включите повече факти, данни и графики, които да им дадете разпечатани или в електронен вид. В тези материали можете да вкарате много повече полезна за зрителя информация, както и много повече рекламни материали, брошури и промоции. Така можете по-силно да ги привлечете към вашите продукти и да ги подтикнете да се заинтересуват от тях.

3. PowerPoint слайдовете представят информацията по ефектен начин

Поради това, че имате време да се подготвите предварително, можете да направите доста ефектни слайдове. В тях можете да заложите впечатляващи илюстрации, изобразителни графики или данни, представени достатъчно атрактивно, така че да впечатлят зрителя и да спечелят неговото доверие към вас. За съжаление, PowerPoint ви дава и стандартни, еднотипни слайдове с булет-пойнтс (точки), които презентаторите, често подтиквани от мързел, използват във всяка своя презентация.

Това е грешка, която лесно се поправя. Просто си отделете повече време и потърсете полезна информация и интересни илюстрации в Интернет. Така ще можете да подготвите наистина впечатляващи слайдове, които да накарат публиката да ахне. Не е трудно и не се изискват кой знае какви дизайнерски качества. Просто трябва да си отделите време и да вложите малко повече старание. Резултатите няма да закъснеят.

4. PowerPoint има технически изисквания

Това определено е недостатък. За да можете да представите PowerPoint слайдове, ви трябват екран и проектор, зала, която да може да се затъмни, за да не влиза слънчева светлина, лаптоп, кабели и пр. Не винаги бихте могли да намерите тези условия в местата, където презентирате и вероятно за много от техническите пособия ще трябва да се погрижите сами.

Една от грешките, които презентаторите допускат, когато презентират слайдове, е да затъмнят залата дотолкова, че самите те да останат в сянка и да не им се виждат лицата. Не правете това! Публиката трябва да може да ви вижда добре. За нея е важно вашето изражение на лицето, мимиките, усмивката и жестовете. Ако се затъмните прекалено (уж, за да се виждат по-добре слайдовете на екрана), ще загубите много от ефекта на вашата презентация.

Флипчарт или бяла дъска

Флипчартът и бялата дъска, на които се пише с маркери, са интересна алтернатива на PowerPoint слайдовете. Нека да видим какви са техните предимства и недостатъци.

1. Флипчартът не изисква компютърна техника и затъмнение

И бялата дъска, и флипчартът имат добри преносими варианти и лесно могат да се използват даже и когато ги няма предоставени от организаторите. На тях може да се презентира и на естествена светлина и не изискват нито ток, нито компютърна техника, за да се използват. Презентаторът остава добре осветен и ясно се показва, че това са помощни илюстративни пособия. Много често, поради ефектните картинки на слайдовете и поради затъмнението в залата, зрителите остават с усещането, че PowerPoint слайдовете са самата презентация, че те са по-важни от презентатора. Това измества техния фокус на внимание и лекторът губи от интереса на публиката.

При използването на флипчарт или бяла дъска, този ефект го няма. Фокусът е в презентатора и отклоняването му от време на време към дъската е само с илюстративна цел.

2. Флипчартът създава усещане за ексклузивност и уникалност

Поради това, че върху флипчарта се пише в момента на презентацията, у зрителите остава усещането, че това, което е написано там, е специално за тях. То е нещо уникално и изключително лично, и няма да се повтори на друга презентация. И това е до голяма степен вярно. Дори и да следвате определен сценарий, общуването със зрителите винаги е различно и това дава своя уникален отпечатък върху написаното на флипчарта. Често презентаторите дават на участниците да си направят снимки на написаното и то остава като много по-силен и по-траен спомен от събитието и от темите, които са били дискутирани на него.

В това отношение, PowerPoint слайдовете отстъпват назад. Те винаги оставят впечатлението на стандартен материал, който лекторът използва многократно при всяка презентация. На него му липсва точно това усещане за ексклузивност, за лична връзка с хората от публиката.

3. Писането на флипчарт или на бяла дъска губи време

Това е един от съществените недостатъци на тези инструменти. Докато пишете в реално време, зрителите стоят и ви чакат. Това поражда в тях усещането, че си губят времето. Показването на един нов PowerPoint слайд отнема само едно цъкане с клавиш, докато писането по флипчарта отнема няколко секунди само за един ред. Ако го повторите няколко пъти, ще отнеме минути.

Добра практика в такъв случай е да се пише по малко. Напишете една дума, една точка или един ред, след което се обърнете към публиката и продължете с презентацията. По-късно напишете следващата точка или ключова дума. Така времето, в което отвръщате своето внимание от публиката и го насочвате към дъската за писане, е минимално. Избягвайте да пишете дълги текстове наведнъж! Това ще ви отнеме много време и ще доскучае на публиката.

4. Екраните и дъските предизвикват лекторите да обръщат гръб на аудиторията

Това е смъртният грях на всеки презентатор – да обърне гръб на аудиторията, но се случва често и в двата случая – и когато презентирате слайдове, и когато пишете на бяла дъска или флипчарт. Когато сте с проектор, направете така, че лаптопът, на който вървят слайдовете, да бъде пред вас и да ви бъде удобен за гледане. По този начин няма да имате нужда да се обръщате назад. Ако се упражнявате достатъчно, ще се научите да си гледате материалите от него и ще се обръщате към екрана само, за да посочите и да подчертаете нещо важно за слушателите.

Когато пишете на флипчарт, застанете така, че той да ви е отляво, ако пишете с дясната ръка. Така, когато пишете, ще можете да се обърнете само частично с гръб към публиката, ще закривате флипчарта само с ръка, и ако пишете по малко, ще можете бързо да се обърнете отново с лице към аудиторията.

Избягвайте да стоите дълго време с гръб към публиката! Това се счита за проява на неуважение, а освен това подтиква зрителите бързо да загубят интерес към това, което презентирате.

В заключение

Какво видяхте, и двата подхода имат своите плюсове и минуси. Аз лично използвам и двата в различни ситуации. Когато водя по-дълги обучения, използвам PowerPoint слайдове, защото в тях представям най-важната информация, която искам да дам на своите курсисти и искам да бъде структурирана и представена добре. Когато правя по-кратки лекции и публични изяви, предпочитам да няма никакви слайдове, за да може публиката да обърне повече внимание на това, което казвам, и да се получи по-въздействаща презентация.

Флипчарт използвам в обучения, в които правим брейнсторминг или друг вид упражнения. На него записваме идеите, които се раждат по време на работните сесии. И понеже те са винаги уникални, върху флипчарта остават запечатани завинаги. Това оставя много силно впечатление на участниците, които обикновено ги снимат за спомен и той остава много по-траен от други форми на запис.

Естествено, двата инструмента могат да бъдат и комбинирани. Важното е да запомните, че който и да изберете да използвате, той не бива да засенчва вас и вашето излъчване. Вие, говорителят, сте този, който излъчва основното послание на презентацията – и информативно, и емоционално. Всички други инструменти имат само помощен характер. Не се фокусирайте върху тях и не забравяйте, че вие сте най-важният елемент на презентацията!

Успех!