Кога е добре да използвате PowerPoint слайдове и колко?

Често се е случвало в разговори с колеги-лектори в различни събития да се стигне до въпроса колко слайда има всеки в презентацията си. Някои даже с гордост споделят, че имат 128 слайда (при положение, че отреденото време е около 45 минути), а после казват:

Обаче мисля да им изпляскам още десетина – направо ще им взема акъла!

Аз с моите двадесетина слайда изобщо не се натискам в това мерене на дължината… на презентацията. В крайна сметка изобщо не е важно колко са ти слайдовете, а какво си казал на своите слушатели и какво от това са запомнили.

От такива разговори възникват няколко въпроса, които са важни за всеки презентатор:

1. Трябват ли ти изобщо PowerPoint слайдове или е по-добре да презентираш без тях?
2. Колко слайда ти трябват?
3. Колко време ще ти отнеме да презентираш с тези слайдове?

Преди всичко е важно да се разбере, че твоята презентация не е твоя PowerPoint файл. Презентацията е това, което говориш на своята публика, а PowerPoint-ът има само спомагателни функции. Неговата цел е да илюстрира твоята презентация. Разбира се, самият софтуер дава възможността да предаваш много богата и интересна информация, която зрителят да възприема и сам. За тази цел даже има създадени световни банки, като slideshare.net или slides.bg у нас, но тогава това не е презентация, а просто друга форма на информиране и зрителят се превръща в читател.

Когато говорим пред публика, важните сме ние и това, което казваме.

Затова съвсем резонно възниква въпросът

Кога е удачно да използваме слайдове като помощно средство и кога – не?

Много хора, особено в корпоративния свят изобщо не се замислят над това. Техният стил е да „лепят“ всякакви факти, текстове, диаграми, и накрая представят онова, което с е сполучил пред своята аудитория, най-често запъвайки се и четейки го в момента на презентирането. Това прави ужасно впечатление и показва липсата на ясна цел на презентацията и на добра подготовка.

Илюстративни материали биха били полезни във вашата презентация, ако имате страхотна метафора, която най-добре се представя с изображение. Ако имате важни статистически данни, които искате да подчертаете с големи цифри и с впечатляващи картини. Ако искате да илюстрирате сложен процес, което не бихте могли да направите без подходящата диаграма.

Но ако вашата презентация има за цел да мотивира слушателя, да го запознае с проблема, който вие решавате; ако времето, с което разполагате е малко, ако условията не позволяват да се инсталират мултимедиен проектор и екран, по-добре е да се откажете от слайдовете и да се опитате да проведете съвсем човешки разговор с вашите слушатели. Вашият ентусиазъм, вашата страст, вашата убеденост в онова, което правите, ще си проличи във вашия поглед, във вашите движения и във вашия глас. Това ще въздейства на аудиторията много по-силно от каквито и да са слайдове.

Следващият път, когато трябва да говорите пред публика, просто помислете какво искате да кажете и дали действително PowerPoint слайдовете ще бъдат ваш ефективен помощник.

Ако все пак прецените, че наистина се налага да ползвате проектор и слайдове, тогава пак работете пестеливо. Не затрупвайте зрителя с прекалено много факти и илюстрации. Изберете онова, което ще направи впечатление, а не хвърляйте слайдове с лопатата, само и само да не пропуснете нещо.

Запомнете:

PowerPoint слайдовете не са за вас!

Те не са предназначени да ви подсказват какво следва да кажете. Те са предназначени да помогнат на зрителя да разбере по-добре вашето послание. Не ползвайте слайдовете като „пищови“! Направете си отделни „пищови“ във вид на листчета или картички, от които да си припомняте какво имате да кажете. В слайдовете сложете само онова, което илюстрира ефектно вашата мисъл и вашите идеи!

Задължително репетирайте и засичайте времето, което ви отнема презентацията!

С времето ще установите собствената си скорост на презентиране, измервана в минути за слайд. Моята например е 2 – 2.5 минути за един слайд. Това означава, че ако имам един час за изнасяне на една лекция, мога да сложа максимум 30 слайда. Дори и тогава ще трябва да говоря само аз и то доста бързичко, което може да развали ефекта от презентацията. Ако искам обаче да задавам въпроси на публиката, да правим упражнения или да осъществим някаква друга интерактивност, трябва значително да намаля броя на слайдовете, за да мога да се вместя във времето.

Много хора страдат от тази мания да кажат всичко, което знаят, в една презентация. Да я „натъпчат“ с информация (разбирай – слайдове), защото си мислят, че така ще бъдат по-полезни за своите зрители. Това е погрешно.

Фокусирайте се върху една тема и една цел!

Направете презентацията силна и въздействаща – тогава публиката ще ви хареса повече. Качеството е по-важно от количеството. А ако наистина искате да им кажете повече – подгответе допълнителни материали, които да разпечатате и им ги дайте или в предварително приготвените пакети, или при поискване.

Не разводнявайте презентацията със слайдове и не отнемайте повече от времето, което ви е дадено. Уважавайте своите слушатели и своите колеги-презентатори. Ако претрупате презентацията си със слайдове и просрочите времето, което ви е отредено, така ощетявате всички. За да ви харесват и за да спечелите доверието и уважението на публиката, на организаторите на събитието и на другите презентатори – бъдете точни!